Инструкция № 3 от 21 юли 2009 г. за създаване на вътрешни правила за извършване на специфични административни дейности

ИНСТРУКЦИЯ № 3 от 21 юли 2009 г. за създаване на вътрешни правила за извършване на специфични административни дейности

Глава първа

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ Чл. 1. Тази инструкция е приета на основание чл. 158 от Наредбата за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите (ДВ, бр. 48 от 2008 г.) (Наредбата) и определя: 1. съдържанието на вътрешни правила за извършване на специфични административни дейности; 2. дейностите за подготовка и създаването на вътрешни правила за извършване на специфични административни дейности.

Чл. 2. (1) Вътрешните правила за извършване на специфични административни дейности са правила на всяка администрация за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител и контрол по изпълнението на задачите за извършване на специфични дейности в администрацията, които произтичат от конкретните правомощия на съответния административен орган, конкретните функции на администрациите и на техните административни звена.

(2) Вътрешните правила за извършване на специфични административни дейности се изготвят в съответствие с принципите, описани в чл. 155 от наредбата.

Чл. 3. (1) Вътрешните правила за извършване на специфични административни дейности са част от вътрешните правила за оборот на електронни документи и документи на хартиен носител, които се утвърждават в съответствие с чл. 2, ал. 1 от Наредбата, освен в хипотезата на ал. 2.

(2) Вътрешните правила за извършване на специфични административни дейности могат да бъдат утвърдени от съответния административен ръководител и като отделен документ.

(3) В случаите по ал. 2 е препоръчително във всеки отделен документ да бъдат уредени правилата по отношение конкретно определен кръг от правомощия на административния орган и съответстващите функции на администрацията, свързани с упражняването на тези правомощия и прилагането на определен закон или взаимно свързани закони и произтичащите от тях подзаконови нормативни актове.

(4) Наименованието на вътрешните правила, подготвени в съответствие с ал. 3, се формира по следния начин: “Вътрешни правила за извършване на”, следвани от кратко наименование на кръга правомощия и функции така, както е определено в нормативната уредба (например “гражданска регистрация”), и наименованието на администрацията.

(5) Вътрешните правила за всеки кръг специфични дейности, подготвени съгласно изискванията на Наредбата и на тази инструкция, трябва да бъдат утвърдени към момента на включването на съответната административна информационна система към единната среда за обмен на електронни документи.

Чл. 4. Приемането и утвърждаването на вътрешни правила за извършване на специфични административни дейности се извършва заедно със съответните допълнения към ведомствените номенклатури.

Глава втора

СЪДЪРЖАНИE НА ВЪТРЕШНИТЕ ПРАВИЛА ЗА ИЗВЪРШВАНЕ НА СПЕЦИФИЧНИ АДМИНИСТРАТИВНИ ДЕЙНОСТИ Чл. 5. (1) Вътрешните правила за извършване на специфични административни дейности (вътрешните правила) съдържат следните глави: 1. глава първа “Общи положения”; 2. глава втора “Официални документни регистри. Вътрешни документни регистри. Регистрация на документи”; 3. глава трета “Наименования на документите. Преписки. Грешки”; 4. глава четвърта “Права за достъп до данни”; 5. глава пета “Класификационни схеми и номенклатури”; 6. глава шеста “Получаване, обработка и издаване на документи на хартиен носител”; 7. глава седма “Задачи. Контрол”; 8. преходни разпоредби; 9. приложения.

(2) Във вътрешните правила могат по преценка да се включват и други правила, уредени в предвидените за отмяна аналогични правила, създадени по модела на единната държавна система за деловодство, които не могат да бъдат описани като процедури в приложението към вътрешните правила или във ведомствената номенклатура на административните услуги и процедури.

(3) Когато вътрешните правила за извършване на специфични административни дейности са част от вътрешните правила за оборот на електронни документи и документи на хартиен носител на съответната администрация, наименованията и номерацията на главите по ал. 1 може да се променя съответно, но задължително включва съдържанието, описано в следващите членове.

Чл. 6. (1) В глава първа “Общи положения” се описват приложното поле и целите на вътрешните правила, като се посочват и случаите, в които не са приложими.

(2) В глава първа “Общи положения” се посочват: 1. административната информационна система (АИС), в която се въвежда информацията за оборота на електронни документи и документи на хартиен носител за посочения кръг специфични административни дейности и се съхраняват приетите и издадените от администрацията документи; 2. специфичните информационни системи по чл. 25, ал. 1 от наредбата, ако администрацията използва такива във връзка с кръга специфични административни дейности, предмет на вътрешните правила; 3. елементите на АИС по смисъла на Наредбата, които не се включват в специфичните информационни системи по т. 2, в съответствие с чл. 25, ал. 3 от Наредбата.

Чл. 7. (1) В глава втора “Официални документни регистри. Вътрешни документни регистри. Регистрация на документи” за посочения кръг специфични административни дейности се описват документните регистри, които се използват за регистрация на документите при оборота на електронни документи и документи на хартиен носител.

(2) Редът за поддържане на документните регистри на администрацията и регистрацията на документи в тях е определен в глава трета “Регистрация на документи в АИС. Официален документен регистър” от Наредбата.

(3) Официалният документен регистър на администрацията се поддържа от определени със заповед от ръководителя на администрацията лица съгласно чл. 23, ал. 2 от наредбата. Упълномощаването може да стане: 1. с вътрешните правила - в тези случаи се включва в глава втора “Официални документни регистри. Вътрешни документни регистри”; 2. с отделна заповед.

Чл. 8. (1) В глава втора се уреждат още: 1. общите правила за децентрализираната регистрация на документи и лицата, които осъществяват контрола върху децентрализираното регистриране по чл. 31 от Наредбата, ако има такива; 2. поддържаните от администрацията вътрешни документни регистри по чл. 24, ал. 1 от Наредбата, ако има такива; 3. лицата, които имат право да извършват вписванията във вътрешните документни регистри; 4. допустимостта да се изпускат незначещи нули в регистровия индекс и поредния номер за уникалния регистров идентификатор на регистрираните документи; 5. начинът на формиране на уникалния регистров идентификатор на документите във вътрешните документни регистри по т. 2; 6. други специфични правила за регистрация на електронни документи и документи на хартиен носител, които допълват и конкретизират правилата, описани в наредбата.

(2) Обстоятелства по ал. 1 се уреждат само ако са във връзка с кръга правомощия на административния орган и функции на администрацията, предмет на съответните вътрешни правила.

Чл. 9. (1) В глава трета “Наименования на документите. Преписки. Грешки” се уреждат: 1. случаите, в които наименованията на документите се въвеждат ръчно в АИС; 2. случаите, в които наименованията на документите се формират автоматично при създаването им в АИС, и начинът на формирането на наименованията; 3. правилата за корекция на автоматично формирани наименования, ако това се допуска във вътрешните правила на администрацията; 4. правилата за създаване на преписка и начинът на наименуването й; 5. начинът на формирането на уникален идентификатор на преписка в случаите, когато преписката е за създаван от администрацията документ; 6. начинът за поправяне на грешки, допуснати от администрацията; 7. лицата, оправомощени да изваждат документи от официалния раздел на преписката.

(2) Съдържанието по ал. 1 и 2 се урежда само ако то се различава от уреденото във вътрешните правила за оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в съответната администрация.

Чл. 10. (1) В глава четвърта “Права за достъп до данни” се уреждат: 1. принципите за определяне на правата за достъп до данните, поддържани в АИС; 2. начинът за промяна на достъпа до данните в АИС при заместване на един служител от друг; 3. правата на ръководител да променя достъпа до данни в АИС за свой подчинен служител по чл. 40, ал. 2 от Наредбата.

(2) Съдържанието по ал. 1 се урежда само ако то се различава от уреденото във вътрешните правила за оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в съответната администрация.

(3) Служителите, които имат право да предоставят и променят правата за достъп по чл. 39, ал. 1 от наредбата, могат да се опишат в тази глава на вътрешните правила или да се определят с отделна заповед на ръководителя на администрацията.

Чл. 11. (1) В глава пета “Класификационни схеми и номенклатури” се уреждат: 1. редът за създаването, премахването и промяната на постоянните раздели на класификационните схеми и правилата за класификация на информационните обекти в тях; 2. процедурата за създаването, премахването и промяната в организацията на раздели от променлив тип и правилата за класификация на обекти в тях във връзка с чл. 35 от наредбата; 3. процедурите за включването на нов елемент във ведомствените номенклатури на видовете документи, на услуги и процедури и на етапи от услуги и процедури; 4. специфичните изисквания към описанието на работния процес за изпълнението на услуги и процедури за поддържане на обстоятелството “указанията за услуга или процедура” в номенклатурата на услугите и процедурите съгласно чл. 58, ал. 2, т. 7 от Наредбата с цел оптимизация и автоматизация на работните процеси.

(2) Съдържанието по ал. 1 се урежда само ако то се различава от уреденото във вътрешните правила за оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в съответната администрация.

(3) Служителите, които имат право да осъществяват процедурите по ал. 1, т. 1, могат да се посочат в тази глава на вътрешните правила или да се определят с отделна заповед на ръководителя на администрацията.

Чл. 12. (1) В глава шеста “Получаване, обработка и издаване на документи на хартиен носител” се уреждат: 1. принципите на придвижването между служителите на документи на хартиен носител, които не позволяват качествено сканиране; 2. допълнителни данни за регистриране в АИС за състоянието, обема и други характеристики на документите на хартиен носител, които не позволяват качествено сканиране, или на други физически носители по чл. 138, ал. 4 от Наредбата.

(2) В тази глава се посочват и: 1. лицата, които имат правото да подготвят за подписване и извеждане документи на хартиен носител по чл. 146, ал. 1, т. 2 и 3 от Наредбата; 2. лицето, което съхранява и полага печата на съответната администрация върху документите на хартиен носител.

Чл. 13. (1) В глава седма “Задачи. Контрол” се уреждат общите принципи на косвеното възлагане на задачи като етапи от изпълнение на административна услуга или процедура, а предварително определените работни процеси за изпълнението на административни услуги и процедури с описаните в тях етапи и изпълнители се уреждат в приложение към съответните вътрешни правила.

(2) Препоръчително е при описанието на работните процеси в един етап да се включват всички дейности, които се изпълняват от едно административно звено, а дейностите, изпълнявани от отделни служители, да се описват в рамките на етапа.

(3) Правилото по предходната алинея може да не се спазва, ако определен кръг дейности се изпълняват от лице с конкретна длъжност, към което може да се насочи автоматично работният процес като косвено възложена задача.

(4) При автоматично насочване на работния процес към определено лице или звено като косвено възлагане на задача от ръководител към съответния ръководител трябва да се изпрати уведомление за косвено възложената задача.

Чл. 14. (1) В глава седма “Задачи. Контрол” се уреждат и: 1. правилата за въвеждане на устните разпореждания, предадени пряко или чрез посредник, в АИС; 2. начинът на контрол за въвеждане на устните разпореждания в АИС; 3. случаите, в които изрично е указано, че устните разпореждания, предадени пряко или чрез посредник, не водят до създаване на данни за задача в АИС; 4. принципите, с които се въвеждат изисквания към срока за изпълнение на задачи, с които се въвеждат по-кратки срокове от нормативно определените; 5. кръгът от задачите, които не подлежат на колективно обсъждане за приемане на крайните продукти от изпълнението им.

(2) Конкретните изисквания към срока за изпълнение на задачите, които се възлагат косвено като предварително описани етапи в административни услуги и процедури, се уреждат в приложението по чл. 18, т. 1.

Чл. 15. (1) Лицата, които отговарят за осигуряване на работоспособността на уеб базираното приложение, посредством което се приемат електронни документи, могат да се посочат във вътрешните правила или в отделна заповед.

(2) Лицата по ал. 1 могат да се посочат във вътрешните правила, само ако уеб базираното приложение за приемане на електронни документи е конкретно във връзка с кръга специфични дейности, предмет на съответните вътрешни правила.

Чл. 16. (1) Лицата, които отговарят за обработването на постъпилите на физически носител електронни документи, както и помещенията, които са предвидени за това, могат да се посочат във вътрешните правила или в отделна заповед на ръководителя на администрацията.

(2) Обстоятелствата по ал. 1 могат да се посочат във вътрешните правила, ако правилата за приемане на електронни документи на физически носител е допуснато от нормативен акт във връзка с кръга специфични дейности, предмет на вътрешните правила, и не са уредени във вътрешните правила за оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в съответната администрация.

Чл. 17. В преходните разпоредби се уреждат действията на администрацията за въвеждане на вътрешните правила в действие, включително срокът за привеждане на АИС по чл. 6, ал. 2, т. 1 и специфичните информационни системи по чл. 6, ал. 2, т. 2 към изискванията им.

Чл. 18. В отделни приложения към вътрешните правила се описват: 1. предварително определените работни процеси за изпълнението на административни услуги и процедури с етапи и изпълнители, които по силата на описанието им във вътрешните правила се изпълняват като задачи, поставени пряко от ръководител; 2. достъпът до данните, поддържани в АИС на съответната администрация: а) общият режим за достъп до информационните обекти в АИС посредством достъпа до съответните класификационни схеми или обособени части от тях съгласно чл. 38, ал. 2 от Наредбата; б) персоналният достъп до данните за всяка позиция в администрацията, описана съгласно чл.12, т. 5 от наредбата; в случаите, когато всички служители в едно административно звено, освен ръководителите, имат еднакъв достъп, персоналният достъп се описва обобщено за служителите на административното звено; 3. допълнение към ведомствената номенклатура на крайни резултати от етапи.

Глава трета

ДЕЙНОСТИ ЗА ПОДГОТОВКА И СЪЗДАВАНЕТО НА ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ИЗВЪРШВАНЕ НА СПЕЦИФИЧНИ АДМИНИСТРАТИВНИ ДЕЙНОСТИ Чл. 19. (1) Предварителната подготовка по създаване на вътрешни правила започва с анализ на пълния набор от работни процеси за предоставяне на административни услуги или реализация на процедури, които произтичат от конкретен кръг правомощия на съответния административен орган, конкретни функции на администрациите и на техните административни звена, свързани с прилагането на определен закон или взаимно свързани закони и протичащите от тях подзаконови нормативни актове.

(2) Отправна точка за анализа на работните процеси е устройственият документ на съответната администрация, респ. неговите разпоредби.

(3) Работните процеси се описват чрез: 1. отговорен за административната услуга или процедура - административно звено или длъжност в администрацията; 2. иницииращите ги документи, като в някои случаи процес по подготовка на документ в администрацията може да започне и с устно разпореждане; 3. етапите, през които преминават, с изпълнител на етап, срок за изпълнение на етап, набор от видове създавани документи и крайни резултати от етап; 4. крайните резултати от изпълнението на административната услуга или процедура.

(4) За всеки работен процес се описват видовете документи, които могат да бъдат: 1. видове документи, иницииращи административната услуга или процедурата; 2. видове изходящи документи, с които завършва процесът и които се регистрират в официалния документен регистър; 3. видове документи, резултат от изпълнение на процедура, с които завършва процесът и които се регистрират във вътрешен документен регистър за ползване от администрацията; 4. видове документи, които се изпращат от администрацията в рамките на етап и поставят процеса в статус “изчакване на отговор”; 5. видове документи, отговори на изпратен от администрацията документ; 6. видове документи, които постъпват в администрацията при изпълнението на процедурата от кореспондент, но не са в отговор на изпратен от администрацията документ; 7. видове документи, създадени в администрацията, но с все още незавършен цикъл на обработка, помощни и други документи, имащи отношение към преписката по изпълнение на административната услуга или процедура.

(5) Документите по ал. 4 се определят съгласно разпоредбите на глава шеста “Действия в състава на процедури” от Наредбата.

Чл. 20. Административните услуги и процедури се определят така, че да могат ясно и еднозначно да се идентифицират с иницииращите ги документи с цел правилното насочване на тези документи по работни процеси при постъпването им в администрацията.

Чл. 21. (1) След описанието на работните процеси се прави унификация на: 1. видовете документи, включително посредством класификация на еднотипни документи според приложното поле на работния процес; 2. на етапите от услуги и процедури, включително чрез класификация на еднотипните етапи според приложното поле на работния процес и изпълнителя на етапа.

(2) При унификацията по ал. 1 се използват и видовете документи и етапи, включени в съответните ведомствени номенклатури при изработването на вътрешните правила за оборот на електронни документи и документи на хартиен носител на съответната администрация.

(3) При унификацията се подготвя допълнение към ведомствената номенклатура на административните услуги и процедури.

(4) Наименованията на административните услуги се подготвят за вписване в списъка с унифицираните наименования на административните услуги, а наименованията на процедурите - в официалния документен регистър на съответната администрация.

Чл. 22. (1) След унификацията се идентифицират тези административни услуги и процедури, за които може да се постигне оптимизация и автоматизация на работните процеси посредством пряко насочване към изпълнител на следващия етап и пропускане на етап на пряко възлагане на задача. Това се прави само ако работният процес е повторяем, устойчив и може ясно да бъде определен от иницииращия документ.

(2) Работните процеси по ал. 1 се описват в приложението по чл. 18, т. 1, като по силата на описанието им като етапи от изпълнение на административна услуга или процедура във вътрешните правила те следва да бъдат обработвани равнозначно на поставени задачи от ръководител.

(3) В работните процеси се определят сроковете за изпълнение на етапите, които са по-къси от нормативно определените.

(4) Като резултат от този етап на подготовката на вътрешните правила се определят новите елементи от ведомствената номенклатура на етапите от административни процедури и услуги и се създава приложението по чл. 18, т. 3 с допълнението към ведомствената номенклатура на крайни резултати от етапи.

(5) Етапите по предходната алинея се подготвят за вписване в регистъра на регистрите и данните.

(6) На този етап от подготовката на вътрешните правила се извеждат общите принципи по чл. 13, които се описват в глава седма “Задачи. Контрол”, както и принципите и допълнителните данни по чл. 12, които се описват в главата “Получаване, обработка и издаване на документи на хартиен носител”.

Чл. 23. (1) Следващият етап от подготовката на вътрешните правила включва определяне на документите, описани по реда на чл. 19, ал. 4, които ще се регистрират в официалния документен регистър на администрацията.

(2) В зависимост от специфични административни и технологични причини (например реализирана отделна АИС или нормативни изисквания) се определя дали се налага регистриране на документите по ал. 1 или част от тях в отделен официален документен регистър.

(3) Видовете документи се класифицират и спрямо ведомствената номенклатура на схемите за съхранение на документи.

(4) На този етап се определят и: 1. правилата за децентрализирана регистрация на документите в официалните документни регистри по чл. 31 от наредбата; 2. документите, за които се налага регистриране във вътрешен документен регистър, различен от официалния; 3. допълненията към ведомствената номенклатура на видовете документи.

(5) Видовете формализирани документи се подготвят за вписване в регистъра на информационните обекти, а неформализираните - в официалния документен регистър на администрацията.

Чл. 24. (1) Като част от подготовката на вътрешните правила: 1. по целесъобразност се определя кои наименования на документи трябва да се въвеждат ръчно, за да отразят най-точно смисъла на документа, и наименованията на кои могат да се формират автоматично, както и правилата за корекцията им; 2. определя се моментът от работния процес, в който се създава преписката, как се формира наименованието и уникалният идентификационен номер на преписката; 3. анализират се възможните грешки, които могат да се допуснат при въвеждане на данни за регистрирания документ и преписка, и се създават правилата за поправяне на грешки, включително за преместване на документи от официалния раздел на преписката в контролния.

(2) Официалните документни регистри се подготвят за вписване в регистъра на регистрите и данните, а вътрешните документни регистри - в официалния документен регистър на съответната администрация.

Чл. 25. (1) Видовете документи, описани по реда на чл. 19, ал. 4, се класифицират по различни принципи с цел определяне на документите, до които могат да имат достъп различни потребители, в зависимост от ролята им в административния процес.

(2) Като резултат от ал. 1 се определя съдържанието на главата “Права за достъп до данни”.

Чл. 26. При анализа и изработване на описанията на работните процеси за вътрешните правила се взимат предвид и възможностите на съответните АИС, но при стриктно спазване на изискванията на наредбата.

Чл. 27. Ако в някоя от посочените глави по чл. 5 няма специфични описания или данни във връзка със специфичните дейности в администрацията, предмет на вътрешните правила, такава глава не се включва, а главите се преномерират съответно.

ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА

Параграф единствен. Инструкцията е изготвена на основание чл. 158 от Наредбата за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите (ДВ, бр. 48 от 2008 г.).

Министър: Н. Василев