Инструкция № И-5 от 25 май 2010 г. за условията, реда и процедурите за организиране на работата на административните структури на Министерството на отбраната

МИНИСТЕРСТВО НА ОТБРАНАТА

ИНСТРУКЦИЯ № И-5 от 25 май 2010 г. за условията, реда и процедурите за организиране на работата на административните структури на Министерството на отбраната

Глава първа

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ Чл. 1. С тази инструкция се уреждат условията, редът и процедурите за организиране на работата на административните структури в Министерството на отбраната.

Чл. 2. (1) Министерството на отбраната е единна администрация за подпомагане на министъра на отбраната при изпълнение на неговите правомощия като централен едноличен орган на изпълнителната власт и дейността му по ръководство и командване на въоръжените сили.

(2) Администрацията на министерството е структурирана в звена, дирекции, самостоятелни отдели и Инспекторат.

(3) Административните структури по ал. 2 при ежедневната си дейност се ръководят от принципите на доверие, ангажираност към проблемите, оперативност, работа в колектив и съвместно решаване на проблемите.

Чл. 3. (1) Административните структури на министерството организират дейността си самостоятелно за изпълнение на функциите, възложени им с Устройствения правилник на Министерството на отбраната.

(2) Министърът на отбраната, заместник-министрите на отбраната, началникът на отбраната, заместник-началниците на отбраната, постоянният секретар на отбраната и началникът на политическия кабинет възлагат конкретни задачи на отделните административни структури.

(3) Задачите по ал. 2 могат да бъдат в устна или писмена форма. Ръководителите на административните структури могат да поискат задачата да бъде разпоредена писмено.

Глава втора

УСЛОВИЯ, РЕД И ПРОЦЕДУРИ ЗА ОРГАНИЗИРАНЕ НА РАБОТАТА Чл. 4. Ръководителите на административните структури в Министерството на отбраната: 1. организират, ръководят и контролират цялостната дейност на административната структура; 2. носят отговорност за правилната организация и функциониране на ръководените от тях структури, за точното и своевременното изпълнение на възложените задачи; 3. подписват документите, изходящи от съответната административна структура.

Чл. 5. (1) В изпълнение на възложените задачи ръководителите на административните структури координират дейността си директно, без да водят преписка помежду си. Водене на преписка между отделните административни структури се извършва в следните случаи: 1. когато това е елемент на нормативно регламентирана процедура; 2. когато поставеният въпрос не е от компетентността на административната структура, определена да отговори на него; 3. когато е необходимо окомплектоване с доказателства по искане на правораздавателен орган или органи на досъдебното производство; 4. когато административните структури са разположени в различни сгради.

(2) Във всички останали случаи, когато с оглед Устройствения правилник на Министерството на отбраната или съгласно разпорежданията компетентни са две или повече административни структури, те решават въпросите съвместно чрез пряка комуникация помежду си.

(3) Ако резултат от дейността е изготвяне на документ, то поставеният на първо място в резолюцията е изготвител. Останалите компетентни административни структури съдействат за изготвянето на общия документ чрез експертиза, предоставяне на информация или по друг начин и съгласуват изготвения общ документ, като полагат съгласувателен подпис на гърба на документа.

(4) Ако поставената задача се отнася до няколко административни структури, отговорна за цялостното изпълнение и спазване на срока е структурата, посочена на първо място.

(5) Директорът на дирекция „Административно и информационно обслужване“ може да насочва входящи документи директно към определени административни структури, ако от съдържанието им може да се определи компетентната структура.

Чл. 6. (1) Ръководителите на административните структури решават поставените въпроси самостоятелно или съвместно с други ръководители на административни структури от министерството.

(2) Когато в процеса на работа се установи, че е необходимо привличане на друга административна структура на Министерството на отбраната, ръководителите на съответните структури взаимно се информират за това и организират съвместно работата си.

(3) Не се допуска привличане към съвместна работа чрез поставяне на въпроса до по-горестоящи длъжностни лица. Ръководителят на допълнително привлечената административна структура няма право да откаже участие в изпълнението на поставената задача.

Чл. 7. (1) Проектите на документи, които не съдържат класифицирана информация, се изпращат до компетентните структури за предварително съгласуване по електронен път. След отчитане на направените забележки и допълнения проектът се изпраща официално на хартиен носител за съгласуване.

(2) При непостигане на съгласие, по инициатива на изготвителя на документа, се организира среща между ръководителите на ангажираните административни структури. В случай че отново не бъде постигнато съгласие, спорните въпроси се отнасят за решаване до постоянния секретар на отбраната или началника на отбраната съобразно тяхната компетентност.

Чл. 8. (1) Ръководителите на административни структури водят кореспонденция с външни адресати и ангажират Министерството на отбраната с позиции в рамките на своята компетентност и в съответствие с утвърдените политики и рамкови позиции.

(2) Участието в работни групи или провеждане на срещи с външни лица се организира въз основа на заповед и/или разпореждане на министъра на отбраната, постоянния секретар на отбраната или началника на отбраната или по указание на заместник-министрите на отбраната.

(3) Ръководителите по ал. 2 определят състава, срока за работа и задачата, която се поставя за изпълнение.

Чл. 9. Ръководителите на административни структури могат да сезират постоянния секретар на отбраната, началника на отбраната и заместник-началниците на отбраната с конкретни въпроси само когато последните са възложили това, имат изрична компетентност за решаване на конкретни въпроси или е необходимо да се получат писмени указания/разпореждания.

Чл. 10. (1) Министърът на отбраната може да бъде сезиран с въпроси от началника на отбраната или от постоянния секретар на отбраната, както и от ръководителите на административни структури, които са на негово непосредствено подчинение.

(2) На министъра на отбраната се представят въпроси: 1. които са от негова изключителна компетентност; 2. които имат голям обществен интерес; 3. които са изрично изискани от него; 4. за които е необходимо негово решение; 5. по преценка на постоянния секретар на отбраната или на началника на отбраната.

Чл. 11. (1) Заместник-министрите на отбраната отговарят за политиката на министерството в сектори, за които са оправомощени от министъра на отбраната. В изпълнение на функциите си заместник-министрите могат да изискват всякакъв вид справки и информации от административните структури на министерството и да възлагат изготвяне на документи по тяхна преценка.

(2) Заместник-министрите на отбраната дават указания относно изпълнението на съответните политики в Министерството на отбраната и контролират тяхното изпълнение.

(3) Началникът на Политическия кабинет разпределя към заместник-министрите документите, подготвени за санкция от министъра на отбраната и отнасящите се до възложените им политики.

Чл. 12. Правилата за работа с документи в Министерството на отбраната, тяхното оформяне и редът за съгласуването им се определят с инструкция за деловодната дейност и документооборота.

Преходни и заключителни разпоредби § 1. Инструкцията се издава на основание чл. 91 от Закона за отбраната и въоръжените сили на Република България във връзка с чл. 39, ал. 1 от Устройствения правилник на Министерството на отбраната, приет с ПМС № 54 от 2010 г. (ДВ, бр. 27 от 2010 г.). § 2. Инструкцията влиза в сила от деня на обнародването й в „Държавен вестник“.

Министър: А. Ангелов