Споразумение между Великото Херцогство Люксембург и държавите членки и партниращите държави относно системата за изпълнение, наблюдение и контрол на Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020, включително Референтен документ относно Механизма за отговорност на Европейската група за териториално сът­рудничество (ЕГТС) ЕСПОН

МИНИСТЕРСТВО НА РЕГИОНАЛНОТО РАЗВИТИЕ И БЛАГОУСТРОЙСТВОТО

СПОРАЗУМЕНИЕ между Великото Херцогство Люксембург и държавите членки и партниращите държави относно системата за изпълнение, наблюдение и контрол на Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020, включително Референтен документ относно Механизма за отговорност на Европейската група за териториално сът­рудничество (ЕГТС) ЕСПОН

(Ратифицирано със закон, приет от 43-то  Народно събрание на 11 февруари 2016 г. – ДВ, бр. 16 от 2016 г. В сила за Република България от 28 март 2016 г.)

В съответствие с регламентите на ЕС за определяне на разпоредби за Европейските структурни и инвестиционни фондове (наричани по-нататък „ЕСИ фондове“), и по-конкретно като взеха предвид съответните Делегирани актове и Актове за изпълнение, приети от Европейската комисия, и във връзка със „Споразумението за представяне и съфинансиране на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 и свързания с нея Механизъм за отговорност на ЕГТС ЕСПОН, действаща в качеството на единствен бенефициер“, подписано от всички посочени държави, както следва: държавите – членки на ЕС, Федерална република Австрия, Кралство Белгия, Република България, Република Хърватска, Република Кипър, Чешка република, Кралство Дания, Република Естония, Република Финландия, Френска република, Федерална република Германия, Република Гърция, Унгария, Република Ирландия, Италианска република, Република Латвия, Република Литва, Великото Херцогство Люксембург, Малта, Кралство Нидерландия, Република Полша, Португалска република, Румъния, Словашка република, Република Словения, Кралство Испания, Кралство Швеция и Обединено кралство Великобритания и Северна Ирландия; заедно с партниращите държави Кралство Норвегия, Конфедерация Швейцария, Република Исландия и Княжество Лихтенщайн, сключиха с Великото Херцогство Люксембург следното Споразумение: ЧАСТ 1: ПРЕДМЕТ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Член 1 – Предмет

(1) Настоящото Споразумение урежда разпоредбите за прилагане и условията, необходими за изпълнението на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, Програмния документ „Програма за сътрудничество  ЕСПОН 2020“ (CCI 2014TC16RFI004), одобрен с Решение за изпълнение на Комисията (ЕС) № C (2015) 958 окончателно от 12 февруари 2015 г., и осигурява нейното изпълнение през целия програмен период 2014 – 2020 г.

(2) По-конкретно, в съответствие с принципите на споделеното управление и във връзка с член 8, параграф 4 и параграф 8 от Регламента за ЕТС настоящото Споразумение идентифицира съответните органи и структури в системата за управление и контрол, определя съответните им функции и описва процедурите за съвместно наблюдение, административно и финансово управление и контрол на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

(3) Настоящото Споразумение също така дефинира определянето на ЕГТС ЕСПОН като Единствен бенефициер, който ще изпълнява Единствената операция по Приоритетна ос 1 на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, и създаването на съответен Механизъм за отговорност, споделен между държавите-членки и партниращите държави, участващи в Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020, и Великото Херцогство Люксембург, чиято цел е да гарантира потенциално настъпили финансови последици от недопустими разходи и финансови корекции, които трябва да се поемат от ЕГТС ЕСПОН.

Член 2 – Определения

В рамките на настоящото Споразумение се прилагат следните определения: ЧАСТ 2: ОПРЕДЕЛЯНЕ И ФУНКЦИИ НА ОСНОВНИТЕ СТРУКТУРИ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ И ДРУГИТЕ ОРГАНИ ОТ ЗНАЧЕНИЕ

Член 3 – Комитет за наблюдение

(1) В съответствие с член 47, параграф 3 от Общия регламент, държавите-членки и партниращите държави трябва да създадат в рамките на три месеца от датата на нотификацията на решението на Комисията за приемане на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, комитет (наричан по-нататък Комитет за наблюдение), който да наблюдава изпълнението на Програма за сътрудничество  ЕСПОН 2020, след съгласуване с Управляващия орган. Комитетът за наблюдение разработва своя Процедурен правилник и единодушно го приема на първото си заседание.

(2) Съгласно член 48, параграфи 1, 3 и 5 от Общия регламент Комитетът за наблюдение се състои от следните членове: Членовете на Комитета за наблюдение се назначават от участващата държава най-късно 30 дни след датата на нотификацията на решението за одобряване на Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020. След като бъдат назначени, националните органи и лицата за контакт, отговорни за представляването на държава-членка или държава-партньор в Комитета за наблюдение, се съобщават незабавно на Управляващия орган. Заместници са позволени и трябва да бъдат назначени по съответния начин.

(3) Комитетът за наблюдение трябва да има председател (обикновено от страната на председателството на ЕС) и заместник-председател (Управляващия орган), който е номиниран в съответствие с процедурата, определена от Процедурния правилник на Комитета за наблюдение.

(4) Партньорството и многостепенното управление, дължащо се на специфичния характер и цел на Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020, включват компетентни градски и други публични власти или икономически и социални партньори, или други подходящи органи и неправителствени организации, представляващи различни обществени въпроси. Това ще бъде осигурено чрез консултации, изслушвания, проучвания, семинари и работни срещи, както и други комуникационни кампании. С цел осигуряване на ефективни и ефикасни заседания тези организации няма да стават членове на Комитета за наблюдение, но представителните партньори могат, когато е уместно, да участват като гости в специфични заседания на Комитета за наблюдение, без каквото и да е право на глас.

(5) Представители на страните-кандидатки за членство в ЕС и на Сертифициращия орган могат да участват в заседанията на Комитета за наблюдение в качеството на наблюдатели. При поискване, външни експерти, подпомагащи изпълнението на Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020, и представители на Единствения бенефициер могат да участват в заседания на Комитета за наблюдение като гости.

(6) Комитетът за наблюдение като единствен орган, вземащ решения в рамките на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, носи цялата отговорност за наблюдението на Програмата. За тази цел и съгласно член 49 от Общия регламент Комитетът за наблюдение трябва да заседава редовно два пъти, но най-малко веднъж годишно. Комитетът за наблюдение трябва да постанови в Процедурния си правилник правила за заседанията си, писмени процедури и процедури за мълчаливо съгласие.

(7) Комитетът за наблюдение прави преглед на изпълнението на Програмата и на напредъка й в постигането на нейните цели. По този начин той отчита финансовите данни, общите и специфичните за програмата показатели, включително промените в стойността на показателите за резултатите и напредъка в постигането на количествено определените целеви стойности, както и на етапните цели, определени в рамката на изпълнението, посочена в член 21, параграф1, и когато е подходящо, резултатите от качествения анализ.

(8) Съгласно член 49, параграфи 2, 3 и 4 от Общия регламент и член 110 от Общия регламент, при отчитане на специфичния контекст на Програма за сътрудничество  ЕСПОН 2020, Комитетът за наблюдение поема всички функции, и по-конкретно: (9) Комитетът за наблюдение трябва да се стреми да взема решения въз основа на консенсус. Ако не бъде постигнат консенсус, се прилага гласуване с квалифицирано мнозинство. Допълнителни подробности за последното се съдържат в Процедурните правила на Комитета за наблюдение.

(10) Членове на Комитета за наблюдение, които са в конфликт на интереси по теми, които се разглеждат в хода на работата, или във връзка с решение на Комитета за наблюдение, са длъжни да обявят такъв конфликт на заседанието и да не участват във вземането на решението. Подробностите на тази процедура се определят в Процедурния правилник на Комитета за наблюдение.

(11) Комитетът за наблюдение може да създава отделни (под)комисии или формати на сътрудничество между държавите-членки и партниращите държави, в случай че това е необходимо за улесняване и подготовката на неговите решения.

Член 4 – Управляващ орган

(1) Съгласно член 21 от Регламента за ЕТС държавите-членки, участващи в Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, са определили като единен Управляващ орган Министерството на устойчивото развитие и инфраструктурите, отдел „Пространствено планиране и развитие“ (ОППР), направление „Международни отношения“ на Велико Херцогство Люксембург.

(2) Съгласно член 125, параграф 1 на Общия регламент Управляващият орган отговаря за управлението на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 в съответствие с принципа на доброто финансово управление. Управляващият орган поема всички функции, свързани с управлението на Програмата за сътрудничество, избора на Единствената операция, финансовото управление и контрола на Програмата за сътрудничество, така както е дефинирано в член 125 от Общия регламент и член 23 от Регламента за ЕТС.

(3) Управляващият орган притежава всички права на собственост върху резултатите, постигнати от Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, от името на държавите-членки и партниращите държави, които от своя страна могат да използват тези права на собственост без никакви ограничения или задължения, с изключение на ограниченията или задълженията, наложени от трети страни и на Управляващия орган.

Член 5 – Управляващ орган, поемащ функцията и задачите на Съвместен секретариат (1) Във връзка с член 23, параграф 2 от Регламента за ЕТС, поради размера и организационната структура на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 само с една Единствена операция, и с цел да се запазят административната и финансовата тежест възможно най-ниски, Управляващият орган поема функцията и задачите на Съвместен секретариат на Програмата, като сключва договори за необходимата подкрепа и с необходимия персонал.

(2) Като поема функциите и задачите на Съвместен секретариат, Управляващият орган подпомага Комитета за наблюдение за изпълнението на функциите му и следователно действа като Секретариат на Комитета за наблюдение. Като поема функциите и задачите на Съвместен секретариат, Управляващият орган трябва също така да предоставя текуща информация и подкрепа на Единствения бенефициер с цел подпомагане на стабилно и правилно изпълнение на Единствената операция.

Член 6 – Сертифициращ орган

(1) Съгласно член 21 от Регламента за ЕТС органът, действащ като единен Сертифициращ орган за Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, е Министерството на устойчивото развитие и инфраструктурите, отдел „Пространствено планиране и развитие“, направление „Администрация и бюджет“ на Велико Херцогство Люксембург.

(2) Сертифициращият орган поема всички функции, посочени в букви а) до з) на член 126 от Общия регламент, и установява всички процедури, посочени в Приложение XIII (3) (Б) към Общия регламент. Сертифициращият орган също така: (3) Сертифициращият орган трябва да разполага с банкова сметка в евро за Програмата на името на Държавната хазна на Люксембург (Trésorerie de l’Etat du Luxembourg) най-късно 30 дни след датата на нотификацията за решението за приемане на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020. Единната банкова сметка се използва от Сертифициращия орган за получаване на приноса от ЕФРР от Комисията, съфинансирането от държавите-членки и вноските от партниращите държави, както и за извършване на всички плащания към Единствения бенефициер и всеки друг получател на плащания.

Член 7 – Одитен орган

(1) В съответствие с член 21 от Регламента за ЕТС държавите-членки, участващи в Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, са определили за Одитен орган Министерството на финансите, Главна финансова инспекция (ГФИ) на Велико Херцогство Люксембург.

(2) Одитният орган поема функциите, заложени в член 127, параграфи 1 – 8 от Общия регламент. Одитният орган трябва да допринася за сътрудничеството на Комисията с одитните органи в съответствие с разпоредбите на член 128, параграф 3 от Общия регламент.

(3) В съгласие с разпоредбата на член 124, параграф 2 от Общия регламент Одитният орган отговаря за изготвянето на доклада и становището за оценка от страна на Управляващия орган и Сертифициращия орган на изпълнението на критериите, свързани с вът­решната среда за контрол, управлението на риска, дейностите за управление и контрол и мониторинга въз основа на Приложение XIII от Общия регламент. (4) Във връзка с член 25 от Регламента за ЕТС не се изисква да се създава Група на одиторите, като се има предвид, че органите на Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020, които получават безвъзмездна помощ, са само два (Управляващият орган и Единственият бенефициер) и се намират в Люксембург. Независимо от това по искане на държавите-членки и партниращите държави може да се създаде Консултативна група одитори на собствени разноски на изпращащите държави.

Член 8 – Орган, определен да изпълнява контролни функции (Първо ниво на контрол)

(1) Органът, който отговаря за проверките на управлението, включително административните проверки по буква а) на член 125, параграф 4, член 125, параграф 5 и Приложение XIII (3) (А) от Общия регламент и член 23, параграф 4 от Регламента за ЕТС, е Министерството на финансите, дирекция „Финансов контрол“ (ДФК) на Велико Херцогство Люксембург. (2) Във връзка с Единствения бенефициер той ще действа като централен одобряващ орган, отговорен за назначаването на контрольор на първо ниво на Единствения бенефициер в съответствие с процедурата, определена в Насоките за изпълнение на операцията. (3) Във връзка с Техническата помощ, изпълнявана от Управляващия орган, Министерството на финансите, дирекция „Финансов контрол“ (ДФК), е органът, изпълняващ контролни функции сам по себе си.

Член 9 – Единственият бенефициер – ЕГТС ЕСПОН

(1) По статут членове – основатели на ЕГТС ЕСПОН, са: Седалището на ЕГТС ЕСПОН е в Люксембург.

(2) Както е определено в Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 и в съответствие с член 12, параграфи 2 и 3 от Регламента за ЕТС, ЕГТС ЕСПОН е Единственият бенефициер, който получава Договор за безвъзмездна помощ по Приоритетна ос 1 на Програмата, издаден от Управляващия орган.

(3) Когато действа в качеството на Единствен бенефициер на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, ЕГТС ЕСПОН трябва да спазва следните принципи: Член 10 – Разпределение на функциите между и в рамките на органите за управление и контрол

(1) В съответствие с буква б) на член 72 от Общия регламент Великото Херцогство Люксембург предприема всички необходими действия в рамките на своята институционална, правна и финансова рамка за осигуряване на ясно разделяне на функциите между и в рамките на определените по-горе органи на системата за управление и контрол, както и с Единствения бенефициер, посочен в член 9 от настоящото Споразумение.

(2) Разпределението на функциите трябва да бъде документирано с Министерско постановление (Arrêté Ministériel) на Велико Херцогство Люксембург.

Член 11 – Мрежата на институциите – национални звена за контакт по ЕСПОН

(1) Всяка държава-членка и държава-партньор в Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020 номинира Звено за контакт по ЕСПОН (наричано по-нататък ЗКЕ) най-късно 3 месеца след датата на нотификацията на решението за одобряване на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020. Заедно тези ЗКЕ съставляват „Мрежата на националните звена за контакт по ЕСПОН“. Държавата-членка и държавата-партньор следва да определят индивидуално в контекста на своето номиниране отношенията си с националното ЗКЕ.

(2) Основната функция на всяко ЗКE е да подкрепя осведомяването за и използването на териториални данни от Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020 в държавата-членка и държавата-партньор, в която е установено, по целенасочен и координиран начин и в сътрудничество с ЕГТС ЕСПОН. Конкретна задача на всяко ЗКЕ е да създаде и поддържа тесни връзки с националните и регионалните нива на държавата-членка и държавата-партньор, в която е установено, за да се подобри използването на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

(3) Извън работата в съответната държава-членка/държава-партньор отделните членове на „Мрежата на институциите – национални звена за контакт по ЕСПОН“ трябва да работят заедно в интерес на Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020. За тази цел и за целите на тясната координация с ЕГТС ЕСПОН Техническата помощ ще поеме разходите за организирането на две срещи на „Мрежата на институциите – национални звена за контакт по ЕСПОН“ годишно, както и пътните разходи на един делегат от ЗКЕ на държава за участие в тези срещи.

ЧАСТ 3: ПРОЦЕДУРИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ

Член 12 – Създаване и функциониране на електронна система за наблюдение и електронна счетоводна система

(1) Съгласно буква г) и буква д) на член 125, параграф 2 от Общия регламент Управляващият орган създадава система за наблюдение за записване и съхраняване на данни в електронна форма за Единствената операция, необходими за мониторинга, оценяването, финансовото управление, проверката и одита. Електронната информационна система трябва да бъде създадена не по-късно от 31 декември 2015 г. В съответствие с буква д) на член 125, параграф 2 от Общия регламент и член 125, параграф 8 от Общия регламент Управляващият орган впоследствие събира, въвежда и съхранява данни в тази система за наблюдение, съответстващи на изискванията на делегираните актове и актовете за изпълнение на Европейската комисия и на специфичния характер на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

(2) Съгласно буква г) на член 126 от Общия регламент Сертифициращият орган осигурява наличието на счетоводна система за записване и съхранение в компютъризирана форма на счетоводните записи за Единствената операция. Счетоводната система съхранява всички данни, необходими за изготвянето на заявленията за плащане и отчетите, включително записи на сумите, подлежащи на събиране, на събраните суми и на оттеглените суми в резултат на отмяната на целия или на част от приноса за Единствената операция на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020. Счетоводната система трябва да започне да функционира най-късно до [дата] и ще се използва като основа за сертифициране на разходите пред Комисията.

(3) Управляващият орган и Сертифициращият орган осигуряват създаването на връзка между електронната система за наблюдение и електронната счетоводна система, която да позволява всякакъв обмен на информация между Единствения бенефициер и Управляващия орган, Сертифициращия орган и Одитния орган посредством електронен обмен на данни.

(4) За да спази член 74, параграф 4 от Общия регламент, Велико Херцогство Люксембург осъществява целия официален обмен на информация с Комисията относно Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, като използва електронната система за обмен на данни, условията за която Комисията следва да определи чрез свързани актове за изпълнение.

Член 13 – Годишни и окончателен доклади за изпълнението

(1) В съответствие с член 14 от Регламента за ЕТС и член 50 от Общия регламент Управляващият орган изготвя годишните доклади за изпълнението и окончателния доклад за изпълнението на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 и ги представя пред Комисията в определените срокове. Държавите-членки и партниращите държави, Сертифициращият орган и Одитният орган трябва да предоставят цялата необходима помощ и информация, както е подходящо, за да се гарантира, че Управляващият орган може напълно да съблюдава своите отчетни функции.

(2) Най-малко веднъж годишно в Комитета за наблюдение Управляващият орган трябва да предоставя на държавите-членки и партниращите държави подробна информация за годишния доклад за изпълнение. Всеки годишен доклад за изпълнение трябва да се одобрява от Комитета за наблюдение преди представянето му пред Европейската комисия.

(3) Всяка година при представянето на годишния доклад за изпълнението Европейската комисия и Управляващият орган разглеждат напредъка, постигнат при изпълнението на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020. След това разглеждане Европейската комисия може да формулира коментари в писмена форма до Управляващия орган, който след това трябва да информира Комитета за наблюдение за коментарите на Комисията. След съгласуване с Комитета за наблюдение Управляващият орган уведомява Европейската комисия за предприетите в отговор на коментарите й действия.

(4) На основание констатациите във всеки годишен доклад за изпълнението Управляващият орган наблюдава и проследява напредъка, постигнат от Програмата и Единствената операция.

Член 14 – Процедура за предоставяне на средства за Единствената операция

(1) След одобряването на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 Комитетът за наблюдение описва още по-подробно условията за процедурата за кандидатстване в Насоките за изпълнение на операцията и изготвя Спецификации за операцията и минимални критерии, които са задължителни за Единствения бенефициер при изготвяне на Предложението за операцията, включително Многогодишната работна програма и първия Годишен план за работа. До Единствения бенефициер се отправя покана да изготви Предложение за операцията в определен срок.

(2) Предложенията за операции, представени от Единствения бенефициер, се предоставят на членовете на Комитета за наблюдение. В случай че Комитетът за наблюдение реши, той създава Комисия за оценка с ограничен брой представители от Комитета за наблюдение, пътните разходи на които могат да се възстановят. Управляващият орган подпомага процеса, като организира процедурата за оценка въз основа на одобрените от Комитета за наблюдение критерии за допустимост и качество и изготвя, въз основа на оценката на Комисията за оценка, предложение за решение на Комитета за наблюдение относно Предложенията за операции. В зависимост от получените точки Комитетът за наблюдение може да реши да отхвърли, да проведе преговори по предложението или да го приеме с препоръки за подобрения.

(3) Одобреният от Комитета за наблюдение Договор за безвъзмездна помощ се предлага от Управляващия орган на Единствения бенефициер (ЕГТС ЕСПОН). Той описва подробно правата и задълженията на двете страни и графиците и изискванията по отношение на отчитането. Предложението за операцията, включително Многогодишна работна програма, Годишен план за работа за 2015 г., Спецификациите на операциите, Насоки за изпълнение на операцията и Референтен документ относно Механизма за отговорност представляват неразделна част от Договора за безвъзмездна помощ. Първият Годишен план за работа и Насоките за изпълнение на операцията се считат за анекси.

(4) През следващите години, въз основа на решение на Комитета за наблюдение относно минималните изисквания към Годишния план за работа, Единственият бенефициер изготвя предложение за Годишен план за работа и го представя пред Комитета за наблюдение чрез Управляващия орган за оценка, договаряне и одобрение от Комитета за наблюдение. Този процес може да доведе до препоръки за усъвършенстване на Годишната работна програма преди прилагането й като допълнително споразумение към Договора за безвъзмездна помощ.

(5) Комитетът за наблюдение може да поиска от Управляващия орган да упражни правото си на прекратяване на Договора за безвъзмездна помощ, ако Единствената операция сериозно наруши разпоредбите на Договора за безвъзмездна помощ.

Член 15 – Наблюдение на Единствената операция

(1) Управляващият орган използва формуляра на Договор за безвъзмездна помощ, одобрен от Комитета за наблюдение, и регламентира допълнителни подробности във връзка с отговорностите и задълженията на Единствения бенефициер. Договорът за безвъзмездна помощ се подписва от Управляващия орган и Единствения бенефициер.

(2) Управляващият орган извършва допълнителни проверки във връзка с административните, финансовите и техническите възможности на Единствения бенефициер. Информацията се предоставя на Комитета за наблюдение заедно с документите, изготвени за одобряването на операцията и преди одобряването на Годишните планове за работа.

Управляващият орган трябва да направи така, че Договорът за безвъзмездна помощ да осведоми Единствения бенефициер за задълженията му да: (3) Управляващият орган взема решения за промени, стига целта и другите основни характеристики на Единствената операция да не се променят и промените да нямат последици за допустимост на Единната операция или резултатите от нея. По-конкретно Управляващият орган взема решения за: (4) Комитетът за наблюдение взема решения във всички други случаи, в съответствие с процедурите в Насоките за изпълнение на операцията и трябва да бъде уведомен за решенията, взети от Управляващия орган.

(5) Общите разпоредби относно допустимите разходи в член 65 от Общия регламент и член 18 от Регламента за ЕТС, както и разпоредбите на други делегирани актове, приети от Европейската комисия, се прилагат при определянето на допустимостта на разходите по Единствената операция на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020. Тези изисквания следва да се конкретизират допълнително в Насоките за изпълнение на програмата, приети от Комитета за наблюдение.

Член 16 – Първо ниво на контрол

(1) По отношение на разходите, реализирани в рамките на Договора за безвъзмездна помощ за Единствената операция, проверките, посочени в буква а) на член 125, параграф 4 от Общия регламент, се извършват от контрольора, предложен от Единствения бенефициер и получил одобрение в съответствие с член 8 от настоящото Споразумение.

(2) Подробностите относно процедурите за първо ниво на контрол се определят в Указанията за изпълнението на операцията и се допълват от формулярите, които трябва да се използват за сертифициране на разходите.

(3) Управляващият орган на Програмата осигурява възможност за верифициране на разходите на Единствения бенефициер в срок от два месеца от представянето на документите от Единствения бенефициер.

Член 17 – Одит

(1) Съгласно член 127, параграф 4 от Общия регламент, в срок от осем месеца след приемането на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, Одитният орган изготвя одитна стратегия за провеждането на одитите. Одитната стратегия определя одитната методология, метода за формиране на одитните извадки по операциите и планирането на одитите по отношение на текущата отчетна година и двете следващи отчетни години. Одитната стратегия се актуализира ежегодно от 2016 г. до 2024 г. включително.

(2) Одитният орган изготвя, в съответствие с член 127, параграф 5 от Общия регламент: (3) Одитът се основава на делегирани актове в съответствие с член 149 от Общия регламент, за определяне на обхвата и съдържанието на одитите на операциите и одитите на отчетите, както и методологията за избор на извадката от операциите, посочени в член 127, параграф 1 от Общия регламент.

Член 18 – Представяне на информация към Европейската комисия

(1) Компетентните органи на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 изготвят, за всяка година от 2016 г. до и 2025 г. включително, документите, посочени в член 138 от Общия регламент, и ги представят на Европейската комисия, като съблюдават съответните годишни срокове.

(2) Съгласно член 137, параграф 1 от Общия регламент Сертифициращият орган изготвя отчетите за предходната счетоводна година.

(3) Съгласно буква д) на член 125, параграф 4 от Общия регламент Управляващият орган съставя декларация за управлението, която съдържа: (4) Съгласно букви а) и б) на първия параграф на член 127, параграф 5 Одитният орган изготвя одитното становище и контролния доклад за предходната счетоводна година.

Член 19 – Приключване на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020

(1) Приключването на Програма за сът­рудничество ЕСПОН 2020 ще се извърши в съответствие с член 141 от Общия регламент от компетентните органи на програмата.

ЧАСТ 4: ПРОЦЕДУРИ ЗА СЪФИНАНСИРАНЕ, ПЛАЩАНИЯ И РАЗПРЕДЕЛЯНЕ НА ОТГОВОРНОСТИТЕ

Член 20 – Съфинансиране на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020

(1) В началото на всяка година Управляващият орган изпраща на държавите-членки и партниращите държави искане за превеждане на тяхното национално съфинансиране, представляващо техния принос към Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020. До края на февруари или, в изключителни случаи, в които това не е възможно, в срок от най-късно един месец след одобряването на националните им бюджети, държавите-членки и партниращите държави превеждат националния си принос към Програмата за предстоящата година въз основа на договорения финансов план.

(2) Всички плащания на националното съфинансиране и вноските се превеждат по единната банкова сметка в евро, открита на името на Държавната хазна на Люксембург за Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, която се управлява отделно като доверителен фонд (Доверителна сметка) от Сертифициращия орган.

(3) На Комитета за наблюдение трябва да се докладва редовно за състоянието на плащанията.

(4) В случай че в края на периода на изпълнение на Програмата държавите-членки са прехвърлили повече средства, отколкото са били действително необходими за съфинансирането на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, Сертифициращият орган възстановява тези средства, освен ако Комитетът за наблюдение или отделни държави членки, представени в него, решат друго.

Член 21 – Плащания по Програма за сът­рудничество ЕСПОН 2020

(1) Всички плащания по Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 се извършват от Сертифициращия орган от единната банкова сметка, определена за използване по Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

(2) По посочените в Договора за безвъзмездна помощ суми, изразени в евро (EUR), се извършват редовни плащания на Единствения бенефициер в съответствие със следните разпоредби: (3) Единственият бенефициер получава едно авансово плащане на стойност до 6 % от Договора за безвъзмездна помощ. При подписването на Договора за безвъзмездна помощ се извършва първото плащане от 2 %, следвано от две допълнителни плащания от по 2 %, които се обработват съответно 4 месеца и 8 месеца след подписването на Договора за безвъзмездна помощ, като се използва първоначалното предварително финансиране, платено на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 от Европейската комисия в съответствие с разпоредбите на член 134, параграф 1 от Общия регламент. Допълнително плащане от 2 % може да се отпусне по искане на Единствения бенефициер, като то подлежи на одобрение от Комитета за наблюдение и зависи от финансирането по Програмата. В случай че годишните вноски на това предварително финансиране не са достатъчни за осигуряване на ликвидност и безпроблемно функциониране на Единствения бенефициер, Управляващият орган ще се опита да намери решение в рамките на Велико Херцогство Люксембург. Единствено в случай че не може да се намери решение в Люксембург, Управляващият орган ще поиска от държавите-членки и партниращите държави да намерят общо решение за отстраняване на недостига на ликвидност на Единствения бенефициер.

(4) Редовните плащания, свързани с финансирането за Техническата помощ по Приоритетна ос 2, се извършват към Управляващия орган въз основа на сертифицирани искания за плащане, представени от Управляващия орган на Сертифициращия орган.

(5) В съответствие с член 130 от Общия регламент Комисията възстановява като междинни плащания 90 % от сумата за всяка Приоритетна ос на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, към допустимите разходи за приоритета, включени в заявлението за плащане. Поради това държавите-членки се договарят с Управляващия орган и Сертифициращия орган за прилагането на следната процедура по отношение на Единствения бенефициер: При условие че разходите са сертифицирани, плащанията към Единствения бенефициер са гарантирани до сума, равна на 90 % от одобрените средства от ЕФРР за Единствената операция и 100 % от националното съфинансиране. Плащанията на всички останали средства от ЕФРР на Единствения бенефициер зависят от наличието на средства. В случай че няма достатъчно средства за плащане на 100 % от сумата на Единствения бенефициер, окончателният остатък от финансирането се плаща едва когато Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 е достигнала до окончателното си финализиране и окончателното плащане бъде прехвърлено от Европейската комисия на Сертифициращия орган.

Член 22 – Нередности по Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020

(1) Възможни нередности в рамките на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 могат да възникнат в следните три ситуации: (2) С цел пълно спазване на разпоредбите на член 122, параграф 2 от Общия регламент основните структури за изпълнение на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 допринасят за предотвратяването, откриването и коригирането на нередностите и възстановяването на неправомерно платените суми съгласно съответните им функции и отговорности: Член 23 – Разпределяне на отговорностите и Механизъм за отговорност

(1) С оглед Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 ситуацията по отношение на ЕСПОН 2020 и създаването на Единствен бенефициер е особена, тъй като само две организации ще получават субсидии и поради това отговорността може да бъде ясно разпределена: (2) Отговорност на Единствения бенефициер – Приоритет 1: При възникване на недопустими разходи или нередности с финансово отражение при използването на финансирането от Единствения бенефициер, финансовата отговорност се поема от ЕГТС ЕСПОН. В случай че ЕГТС не е в състояние да покрие тези разходи, членовете на ЕГТС ЕСПОН са длъжни да ги покрият. За да се подкрепят членовете на ЕГТС ЕСПОН по отношение на финансовата тежест, произтичаща от тяхната неограничена отговорност във връзка с усвояването на финансирането от ЕФРР, отпуснато по Договора за безвъзмездна помощ, е създаден „Механизъм за отговорност на ЕГТС ЕСПОН“ (наричан по-долу „Механизъм за отговорност“), който е официално приложение към настоящото Споразумение (Приложение I).

Целта, размерът на финансирането и практическото функциониране на Механизма за отговорност са описани в специален „Референтен документ относно Механизма за отговорност на ЕГТС ЕСПОН“, който е приложение към Споразумението.

Чрез определянето на веригата от отговорности всяко потенциално възникващо възстановяване на неправомерни разходи от Единствения бенефициер на Управляващия орган е гарантирано.

(3) Отговорност, свързана с Управляващия орган – Приоритет 2 (Техническа помощ): По отношение на финансовите последици от възможни нередности, възникващи в хода на използването на финансиране за Техническа помощ по Приоритетна ос 2 на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, се прилагат два подхода: (4) Отговорност, свързана с „Корекции с единна ставка на ниво Програма за сътрудничество“: Като се има предвид, че Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 предвижда стройна и ясно определена структура за управление и контрол и само два бенефициера, Управляващия орган и ЕГТС ЕСПОН, по принцип би следвало да е възможно да се припише всяка отговорност. Следователно вероятността от прилагане на корекция с единна ставка е много малка. Въпреки това трябва да се дефинира правило във връзка с финансовите последици от корекции с единна ставка на ниво програма: ЧАСТ 5: ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

Член 24 – Приложимо право към Споразумението

Настоящото Споразумение се урежда в съответствие със законите на Великото Херцогство Люксембург.

Член 25 – Сътрудничество и ползване на език, начин на комуникация

(1) Доброто сътрудничество между членовете на Комитета за наблюдение, между Управляващия орган, Сертифициращия орган и Одитния орган представлява „задължително условие“ за осигуряване на стабилно и пълно управление, финансов контрол и одит на всички части, които се съфинансират от ЕФРР и с национални средства.

(2) Цялата комуникация между държавите-членки и партниращите държави, Комитета за наблюдение, Управляващия орган, Сертифициращия орган и Одитния орган и между всички други органи, посочени в Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 или настоящото Споразумение, както и цялата комуникация, необходима за управление и изпълнение на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, ще бъде на английски език.

(3) В случай че Комитетът за наблюдение не реши изрично друго, комуникацията между държавите-членки, Комитета за наблюдение и органите на програмата, както и Единствения бенефициер, се извършва по принцип по електронна поща, а ако това не е възможно, в добре обосновани случаи, по факс или чрез интранет на ЕСПОН в определен портал, предвиден за комуникацията в рамките на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020. Важни документи, като номинации или издадени фактури за национални вноски, изпратени по електронна поща, трябва да са под формата на сканирана версия на официално писмо.

Член 26 – Промени в структурите за изпълнение на програмата

(1) Всяка промяна на името на назначено отговорно лице трябва бъде съобщена само на Управляващия орган.

(2) Всички промени на определените институции са въпрос на двустранен обмен на писма между Управляващия орган и съответната държава-членка/държава-партньор.

(3) Държавите-членки или партниращите държави трябва да уведомяват Управляващия орган за всяка промяна, посочена в параграфи 1 и 2, не по-късно от 5 работни дни от влизането на тази промяна в сила.

(4) Управляващият орган уведомява Европейската комисия в писмена форма за всяка промяна в структурата за изпълнение не по-късно от 15 работни дни, като също така посочва потенциалното влияние на тази промяна върху изпълнението на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

Член 27 – Изменения и подобрения на Споразумението

(1) Настоящото Споразумение се изменя единствено в писмена форма и чрез решение с консенсус на държавите-членки и партниращите държави на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

(2) В случай че дадена разпоредба на настоящото Споразумение е или стане изцяло или отчасти нeдействителна, страните по настоящото Споразумение се задължават да предприемат всички необходими стъпки и действия за заменянето на тази разпоредба с валидна такава, която е възможно най-близо до първоначалния смисъл на обявената за недействителна разпоредба.

(3) В случай че някоя недействителна разпоредба бъде заменена, всички други разпоредби на настоящото Споразумение остават в сила.

Член 28 – Ангажимент към договорените разпоредби, уреждане на конфликти и санкции в случай на неспазване на договорените разпоредби

(1) Държавите-членки и партниращите държави поемат ангажимент да предприемат всички необходими действия за пълно спазване на изложените в настоящото Споразумение разпоредби.

(2) В случай че възникнат спорове, в резултат на или във връзка с неспазване на една или повече разпоредби на настоящото Споразумение, съответните страни първо ще се опитат да ги разрешат по приятелски начин.

(3) В случай че съответните страни не успеят да постигнат решение по приятелски начин в срок от 3 месеца, преди предприемането на каквито и да е правни действия, ще се потърси посредничество.

(4) При наличие на непреставащи спорове, произтичащи от продължаващо неспазване на настоящото Споразумение, същите се решават от компетентната юрисдикция на Великото Херцогство Люксембург.

(5) В случай че продължаващото неспазване на настоящото Споразумение причини каквито и да е финансови щети на Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020 (загуба на финансиране и т.н.), от страната, причинила щетата, може да се поиска подходящо обезщетение за щетата и финансовото й отражение.

Член 29 – Подписване, влизане в сила и срок на действие на Споразумението

(1) Настоящото Споразумение се подписва от представители на правителствата на всички държави-членки и държави-партньори, участващи в Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020.

(2) Настоящото Споразумение влиза в сила на датата на подписването му от всяка страна.

(3) Настоящото Споразумение остава в сила за срока на изпълнението на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 до официалното й и цялостно приключване от Европейската комисия.

ЧАСТ 6: ПРИЛОЖЕНИЯ КЪМ СПОРАЗУМЕНИЕТО

Приложение I: Референтен документ относно Механизма за отговорност на ЕГТС ЕСПОН

РЕФЕРЕНТЕН ДОКУМЕНТ ОТНОСНО МЕХАНИЗМА ЗА ОТГОВОРНОСТ НА ЕГТС ЕСПОН

Като вземат предвид

28-те държави – членки на ЕС, и четирите партниращи държави (Исландия, Лихтенщайн, Норвегия и Швейцария) съвместно си сътрудничат по Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020 през периода 2014 – 2020 г. (наричана по-нататък Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020).

В съответствие с член 8, параграф 4, буква а) (vi) от Регламента за ЕТС и по силата на раздел 5.4 на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 и член 23 от „Споразумението между Управляващия орган и държавите-членки и партниращите държави относно системата за изпълнение, наблюдение и контрол на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020“ (което ще бъде подписано след одобряването на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020), следва да се предостави подробна информация за начина, по който отговорностите се уреждат между участващите държави-членки на ЕС и партниращите държави.

РАЗДЕЛ 1: ПРЕДМЕТ

1.1 – Специфика на ЕСПОН

По програмите за Европейско териториално сътрудничество (ЕТС), в случаите на финансови корекции, обикновено отговорностите се свързват с държавата на произход на всеки бенефициер. Тъй като бенефициерите са пръснати по цялата избираема територия на програмата за ЕТС, отговорността също автоматично се простира върху цялата територия на програмата (т.е. се прехвърля към държавата, в която се намира бенефициерът). При Програма ЕСПОН 2020, обаче, възникна нова ситуация със създаването на един Единствен бенефициер, в съответствие с член 12, параграф 3 от Регламента за ЕТС и по смисъла на понятието „единствен бенефициер“, който изпълнява Програмата чрез Единствена операция, възложена с Договор за безвъзмездна помощ и финансирана по Приоритетна ос 1 на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020. Ролята на този Единствен бенефициер се изпълнява от „Европейската група за териториално сътрудничество ЕСПОН“ (наричана по-нататък ЕГТС ЕСПОН).

ЕГТС ЕСПОН е създадена, за да приеме за изпълнение Договора за безвъзмездна помощ и да изпълни Единствена операция, под наблюдението и насоките на Комитета за наблюдение на ЕСПОН. С цел да се осигури ефективна и стройна организация за ЕГТС ЕСПОН, на ограничен брой държави/региони беше предложено да станат членове на ЕГТС ЕСПОН, която поемa тази задача в полза на всички държави, участващи в Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020. Белгийските региони Брюксел, Фландрия и Валония и Велико Херцогство Люксембург стават членове на ЕГТС ЕСПОН с последствието те да Поемат отговорността за ЕГТС ЕСПОН. При стриктно прилагане на Регламента за ЕГТС тази институционална структура предполага, че единствено членовете на ЕГТС ЕСПОН ще бъдат обременени с пълната отговорност за всички дейности, свързани с изпълнението на Договора за безвъзмездна помощ, въпреки че всички дейности се осъществяват, за да служат на всички държави, представени в Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

1.2 – Механизъм за отговорност

С цел гарантиране на възможни финансови последици от недопустими разходи, поети от ЕГТС ЕСПОН при изпълнението на Договора за безвъзмездна помощ в качеството на Единствен бенефициер, се създава „Механизъм за отговорност на ЕГТС ЕСПОН“ (наричан по-нататък Механизъм за отговорност). Механизмът за отговорност осигурява правилно функциониране и ликвидност на ЕГТС ЕСПОН по време на изпълнението на Единствената операция на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 и гарантира финансирането на всички недопустими разходи, които биха могли да възникнат в хода на изпълнението на Единствената операция. Механизмът за отговорност се финансира от всички държави, участващи в Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, до максимум 2 % от недопустимите разходи, свързани с общия бюджет от ЕФРР, отпуснат по Договора за безвъзмездна помощ на ЕГТС в качеството й на Единствен бенефициер на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, а Велико Херцогство Люксембург, в качеството му на държава-домакин на ЕГТС ЕСПОН, покрива всички недопустими разходи над прага от 2 % от средствата от ЕФРР, отпуснати по Договора за безвъзмездна помощ, които биха могли да възникнат в хода на изпълнението на операцията по ЕСПОН.

РАЗДЕЛ 2: ОПРЕДЕЛЕНИЯ

За да се установи общо разбиране на важните термини, които се използват многократно във връзка с Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 и настоящия Референтен документ, се прилагат следните определения: В допълнение към определените по-горе термини са приложими и други определения, посочени в член 2 от Общия регламент.

РАЗДЕЛ 3: СПЕЦИФИЧЕН КОНТЕКСТ, ЦЕЛ И ОСНОВНИ ЕЛЕМЕНТИ НА МЕХАНИЗМА ЗА ОТГОВОРНОСТ

3.1 – Покриване на недопустими разходи – случаи на отговорност

Управляващият орган на ЕСПОН сключва с ЕГТС Договор за безвъзмездна помощ, който съдържа член „Отговорност и Споразумение за възстановяване на средства“, във връзка с недопустимите разходи по смисъла на правилата на ЕФРР.

При изпълнението на Договора за безвъзмездна помощ могат да възникнат разходи, които не са допустими за финансиране от ЕФРР. Тъй като ЕГТС ЕСПОН не разполага с какъвто и да е собствен капитал, с който може да покрие такива недопустими разходи, се използва Механизмът за отговорност.

Недопустими разходи могат да бъдат установени в различни моменти на изпълнението на Единствената операция и от различни субекти: Механизмът за отговорност е изграден върху разбирането, че в случай на недопустими разходи само делът на недопустимите разходи от ЕФРР трябва да бъде възстановен на ЕГТС. Делът на националното съфинансиране не подлежи на възстановяване и следователно не се покрива от Механизма за отговорност. Всички недопустими разходи, възникващи при Единствения бенефициер, в контекста на изпълнението на Договора за безвъзмездна помощ, независимо от това кога са установени, трябва да бъдат покрити от Механизма за отговорност, както е определено в раздели 1.2 и 5.2. Всяко искане за възстановяване от Механизма за отговорност се нарича по-долу „Случай на отговорност“.

3.2 – Отговорности по Програма за сът­рудничество ЕСПОН 2020, свързани с ЕГТС ЕСПОН

Раздел 5.4 на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 и член 23 от „Споразумението между Управляващия орган и държавите-членки и партниращите държави относно системата за изпълнение, наблюдение и контрол на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020“ идентифицират ситуациите, в които отговорност по отношение на възможно възстановяване на недопустими разходи може да се свърже с разходи, извършени от ЕГТС ЕСПОН по Договора за безвъзмездна помощ: 3.3 – Отговорност на членовете на ЕСПОН ЕГТС

Отговорностите, посочени в раздел 3.2, се привеждат в действие по отношение на членовете на ЕГТС ЕСПОН по силата на член 12, параграф 2 от Регламента за ЕГТС, който постановява, че „... доколкото активите на ЕГТС са недостатъчни да посрещнат разноските по поетите отговорности, членовете й носят отговорност за задълженията й, независимо от какъв произход са те, като делът на всеки от членовете се определя пропорционално на неговия финансов принос“. Това означава, че ако ЕГТС ЕСПОН като правен субект не е в състояние да покрие законовите си задължения, членовете на ЕГТС ЕСПОН, чрез неограничената си отговорност, отговарят солидарно, за да се гарантира функционирането на ЕГТС.

3.4 – Цел на механизма за отговорност

Механизмът за отговорност предлага на ЕГТС ЕСПОН, която изпълнява Единствената операция от името и в полза на всички държави-членки и държави-партньори по Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, необходимата насрещна страна за споделяне на потенциалното финансово бреме на членовете на ЕГТС ЕСПОН, което произтича от тяхната неограничена отговорност във връзка с отпуснатото по Договора за безвъзмездна помощ финансиране от ЕФРР.

Механизмът за отговорност има за цел да подпомага основното функциониране на ЕГТС ЕСПОН и да осигурява на Единствения бенефициер необходимите финансови средства за покриване на всички потенциално възникващи недопустими разходи чрез споделен подход между всички участващи държави-членки и държави-партньори.

3.5 – Основни елементи на Механизма за отговорност

Основните елементи, регламентиращи функционирането на Механизма за отговорност, са, както следва: РАЗДЕЛ 4: СПЕЦИФИЧНИ ЗАКОНОВИ И ОПЕРАТИВНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ЕГТС ЕСПОН

4.1 – Оперативни разпоредби за предотвратяване на риска с цел свеждане на случаите на отговорност до минимум

Специфични законови и оперативни разпоредби за прозрачно функциониране и възможно най-добър контрол и наблюдение са предвидени по отношение на функционирането на ЕГТС ЕСПОН. Те предотвратяват възникването на недопустими разходи в хода на изпълнението на Единствената операция по Договора за безвъзмездна помощ и по този начин, предпазват от появата на Случаи на отговорност. Вътрешната организация и ежедневното функциониране на ЕГТС ЕСПОН трябва да съблюдават следните принципи: Следните разпоредби се прилагат във връзка с изпълнението на Единствената операция от ЕГТС ЕСПОН и са посочени като условия в Договора за безвъзмездна помощ с цел да се гарантира изпълнението на горепосочените принципи: 4.2 – Разпоредби във връзка с „Консултативен комитет“ на ЕГТС

Член 15 от Конвенцията и Устава на ЕГТС ЕСПОН предвижда създаването на „Консултативен комитет“ по искане на държавите, участващи в Механизма за отговорност. В случай на възникване на Случаи на отговорност с определена честота или размер (вижте също така раздел 6.4 по-долу) държавите, участващи в Механизма за отговорност, могат да поискат да се създаде Консултативен комитет с цел да се създаде прозрачност и да се предоставят консултации относно административното и финансовото управление на ЕГТС ЕСПОН, по отношение на задълженията и плащанията на разходи, изпълнението на договори и съответните задължения, свързани с изпълнението на Договора за безвъзмездна помощ по ЕСПОН.

След като Консултативният комитет бъде създаден, мисията му е да подпомага намаляването на Случаите на отговорност под предварително определена целева стойност, както е определено в раздел 6.4. Въз основа на предварителна оценка на ситуацията Консултативният комитет разработва подробна стратегия и график за мисията си. Директорът и Председателят на Асамблеята уведомяват Консултативния комитет за всички съответни дейности на ЕГТС ЕСПОН. Консултативният комитет трябва да формулира препоръки до Асамблеята във връзка с всички въпроси, свързани с ЕГТС ЕСПОН, когато смята, че те са необходими и полезни за административната и финансовата стабилност на ЕГТС ЕСПОН. Мисията на Консултативния комитет приключва в момента, в който предварително определените целеви стойности бъдат отново постигнати.

РАЗДЕЛ 5: ОБЩ БЮДЖЕТ И ПРИНОС НА ДЪРЖАВИТЕ-ЧЛЕНКИ И ДЪРЖАВИТЕ-ПАРТНЬОРИ

5.1 – Съвместно и ограничено финансиране на механизма за отговорност

За да се снабди Механизмът за отговорност с необходимия финансов капацитет, който да му позволи да покрива по-малки по размер недопустими разходи, участващите в Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 държави съвместно мобилизират финансови средства в размер максимум 2 % от финансирането от ЕФРР по Приоритет 1 на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, предвидено в Договора за безвъзмездна помощ на ЕГТС ЕСПОН. Прагът от 2 % се натрупва в рамките на целия период на изпълнение на Договора за безвъзмездна помощ и представлява горната граница на всички ангажименти на държавите-членки, участващи във финансирането на Механизма за отговорност.

Когато Случаите на отговорност надхвърлят 2 %, Великото Херцогство Люксембург трябва да покрие всички суми над посочения праг, натрупани към края на периода на изпълнение.

5.2 – Обосновка на прага от 2 % – определяне на бюджета

Прагът от 2 % за осигуряване на бюджетни средства за Механизма за отговорност се определя въз основа на преценката на Сметната палата и Европейската комисия за ограничена грешка. В контекста на Одитите, единствено констатации над 2 % се класифицират като сериозни грешки. 1

Като се има предвид, че общият принос на ЕФРР за Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 е 41,3 милиона евро, финансирането от ЕФРР, отпуснато по Приоритет 1 за финансиране на Единствената операция, която следва да се изпълни от ЕГТС ЕСПОН в качеството й на Единствен бенефициер, възлиза на максимум 94 % от тази сума, или 38,8 милиона евро. Механизмът за отговорност трябва да разполага с 2 % от общия принос на ЕФРР по Приоритет 1, който представлява максималната възможна сума от Договора за безвъзмездна помощ по отношение на финансирането по ЕФРР.

Механизмът за отговорност е изграден върху разбирането, че в случай на недопустими разходи само свързаното с ЕФРР съфинансиране трябва да бъде възстановено. Националното съфинансиране не е обект на такова искане и следователно не трябва да бъде обхванато от Механизма за отговорност.

1 Широко разпространен факт е, че би било нереалистично да се приеме, че в практиката няма да възникват грешки, и следователно е приемливо да има определена степен на толерантност по отношение на подходящо ниво на точност. По отношение на одитните техники това се нарича „ниво на същественост“ и се определя като 2?% от одитираните суми. В годишните си доклади Сметната палата класифицира грешките в зависимост от това „Дали е възможно да се измери каква част от платената от Комисията сума е засегната от грешката, т.е. дали грешките са количествено измерими, или не. Когато количествено измерима грешка надхвърля 2?% от одитираната сума, тя се класифицира като сериозна, докато когато тя е по-ниска от 2?%, се класифицира като ограничена (…). Източник: РАБОТЕН ДОКУМЕНТ НА СЛУЖИТЕЛИТЕ НА КОМИСИЯТА „Анализ на грешките в политиката на сближаване през периода 2006 – 2009 г.“, Документ на Комисията SEC (2011) 1179 окончателен, стр. 7.

5.3 – Принос на държавите-членки към Механизма за отговорност

Държавите-членки и партниращите държави, участващи в Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, подпомагат финансово Механизма за отговорност с обща сума, която следва да бъде преведена на шест годишни вноски през периода 2015 – 2020 г. Сумата, която следва да се плати за Механизма за отговорност, се изчислява въз основа на същия способ, който се използва за изчисляване на приноса на отделните държави към Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020.

Държавите-членки превеждат годишните си вноски за Механизма за отговорност на Управляващия орган на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 заедно с годишните си национални вноски към Програма за сът­рудничество ЕСПОН 2020. Както е описано в раздел 6.1, годишните вноски, събирани за Механизма за отговорност, ще се натрупват като Фонд по специален бюджетен ред, отделно от годишните национални вноски по Програмата за сътрудничество ЕСПОН 2020.

Таблица 1: Общ принос и годишни вноски по държави-членки

5.4 – Покриване на случаи на отговорност, надхвърлящи прага от 2 %, от Люксембург

В края на програмния период и Договора за безвъзмездна помощ след приключването на всички възможни контролни дейности и одити Великото Херцогство Люксембург трябва да мобилизира цялото финансиране, необходимо за покриването на случаи на отговорност за недопустими разходи, надхвърлящи 2 % от бюджета на Механизма за отговорност. Този ангажимент е свързан с отговорностите на Великото Херцогство Люксембург, като държавата на седалище на ЕГТС ЕСПОН.

5.5 – Закриване на Механизма за отговорност: обратно превеждане на оставащия бюджет

В края на програмния период и след като Единствената операция, обхваната от Договора за безвъзмездна помощ, е приключила и е преминала успешно през всички възможни проверки, контролни дейности и одити и е бил издаден доклад за приключване съгласно раздел 6.5, цялото неизползвано финансиране от Механизма за отговорност ще се преведе обратно на държавите-членки от ЕС и държавите-партньори, пропорционално на съответния им предишен принос.

5.6 – Такси и лихви

Не се начисляват такси за администриране, управление и използване на Механизма за отговорност, както и за поддръжка на Фонда. Механизмът за отговорност също така не начислява лихви.

5.7 – Роля на държавите-партньори в Механизма за отговорност

Финансирането, предоставено от партниращите държави, като принос към Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020, не се използва за съфинансиране на средствата от ЕФРР. Следователно недопустимите разходи по смисъла на Регламента за ЕФРР не трябва да се изискват за възстановяване и се третират по същия начин като националното съфинансиране, част от Договора за безвъзмездна помощ от страните-членки, както е посочено в раздели 3.1 и 5.3.

РАЗДЕЛ 6: РОЛИ И ОТГОВОРНОСТИ ВЪВ ВРЪЗКА С ФУНКЦИОНИРАНЕТО НА МЕХАНИЗМА ЗА ОТГОВОРНОСТ

6.1 – Стройно администриране и съвместен контрол

С цел осигуряване на стройна организация на Механизма за отговорност и съвместен контрол от държавите-членки и партниращите държави организационната структура на Механизма за отговорност тясно „отразява“ някои от мерките, създадени за Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 и за ЕГТС ЕСПОН.

6.2 – Органи, отговарящи за Механизма за отговорност

„Управителният комитет на Механизма за отговорност“ отговаря за надзора над Механизма за отговорност. Управителният комитет на Механизма за отговорност се състои от членове на Комитета за наблюдение на ЕСПОН. Управителният комитет на Механизма за отговорност действа независимо от ролята и функциите на Комитета за наблюдение на ЕСПОН. Ролята на Управителния комитет на Механизма за отговорност е да наблюдава условията на всеки случай на възстановяване на средства на ЕГТС ЕСПОН.

Управителният комитет на Механизма за отговорност заседава най-малко веднъж на календарна година успоредно с Комитета за наблюдение на ЕСПОН. За вземане на решения се изисква присъствен кворум на две трети от членовете. Комитетът работи също така посредством писмени процедури и мълчаливо съгласие. Комитетът се стреми да взема решения с консенсус. В случай че не може да бъде постигнат консенсус на заседание или посредством писмена процедура в срок от четири седмици, се прилага мнозинство от две трети.

Органът, който административно отговаря за Механизма за отговорност, е Управляващият орган на Програма за сътрудничество  ЕСПОН 2020 (т.е. Министерството на устойчивото развитие и инфраструктурата на Великото Херцогство Люксембург, отдел „Пространствено планиране и развитие“, дирекция „Европейски въпроси“). Управляващият орган отговаря за ежедневното управление на Механизма за отговорност в съответствие с раздел 6.3.

Институцията, в която физически се намира свързаният с Механизма за отговорност Фонд, е Държавният трезор на Люксембург (Trésorerie de l’Etat du Luxembourg). Трезорът получава вноските и извършва плащания въз основа на искания, получени по описаната в раздел 6.3 процедура.

6.3 – Функциониране на Механизма за отговорност

Като част от Договора за безвъзмездна помощ по Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 Управляващият орган на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 включва член „Отговорност и Споразумение за възстановяване на средства“ с ЕГТС ЕСПОН, в който са определени условията за Случаи на отговорност и процедурите за възстановяване на средства, така както са дефинирани в раздел 4.

В случай на възникване на недопустими разходи по смисъла на раздел 3.1 искане за възстановяване от Механизма за отговорност се изпраща от ЕГТС ЕСПОН до Управляващия орган.

Управляващият орган на Програма за сътрудничество ЕСПОН 2020 трябва да провери верността на искането и да уведоми Управителния комитет на Механизма за отговорност в срок от четири седмици.

Възражение може да бъде декларирано единствено, ако могат да бъдат потвърдени сериозни съмнения във верността на искането.

След като получи потвърждение от Управителния комитет на Механизма за отговорност, Управляващият орган препраща искането до институцията, в която се намира Фондът (Държавният трезор), който активира плащането за възстановяване на разходи към ЕГТС ЕСПОН в срок от четири седмици.

Искания се отправят най-много два пъти годишно. Едно искане може да включва няколко Случая на отговорност.

6.4 – Действия, предприемани за намаляване на процента на недопустими разходи

Ако в който и да е момент поисканите и възстановени натрупани недопустими разходи надвишат предварително зададената цел от 1 % от натрупания общ размер на финансирането от ЕФРР, платено за възстановяване на разходите за дейности, изпълнявани по Договора за безвъзмездна помощ, Управителният комитет на Механизма за отговорност може да реши да изиска създаването на „Консултативен комитет“ на ЕГТС ЕСПОН в съответствие с член 15 и член 19, параграф 2 от Устава на ЕГТС ЕСПОН.

В съответствие с разпоредбите, описани в раздел 4.2, основната цел на временната мисия на Консултативния комитет е да се подпомогне намаляването на възстановяването на недопустими разходи под прага на предварително зададената цел от 1 % от общия размер на финансирането от ЕФРР.

6.5 – Текуща и окончателна отчетност на Механизма за отговорност

През целия програмен период и всяка година до 31 март Управляващият орган, в изпълнение на функцията си на административно отговорен орган, представя годишен доклад до Управителния комитет на Механизма за отчетност, в който са изброени всички случаи на възстановявания, покрити от Механизма за отговорност, включително описание на натрупаното ниво на използване на Механизма за отговорност. Управителният комитет на Механизма за отговорност може да оцени доклада и въз основа на оценката може да формулира препоръки до ЕГТС.

След приключването и проверката, и финансовия контрол на всички дейности на ЕГТС ЕСПОН в качеството й на Единствен бенефициент Управляващият орган изготвя окончателен доклад за приключване във връзка с Механизма за отговорност, който обхваща целия програмен период. Окончателният доклад трябва да посочва неизползваната сума от Механизма за отговорност, която трябва да се преведе обратно на вносителите в съответствие с раздел 5.5.